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Verificación de antecedentes Lo que los empleadores necesitan saber

Publicación conjunta de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo y la Comisión Federal de Comercio.

Cuando los empleadores deben tomar decisiones relacionadas con el personal, incluida la contratación, la retención, el ascenso y la reasignación, se les recomienda tener en cuenta los antecedentes de los solicitantes de empleo y empleados. Por ejemplo, algunos empleadores podrían intentar averiguar acerca de los antecedentes laborales de una persona, su formación, antecedentes penales, historial financiero, historia clínica o la forma en que usa los medios sociales. Salvo en el caso de ciertas restricciones relacionadas con la información médica y genética (consulte a continuación), no es ilegal que un empleador haga preguntas acerca de los antecedentes de un solicitante de empleo o empleado, ni que pida una revisión de antecedentes.

No obstante, siempre que utilice la información de antecedentes de un solicitante de empleo o empleado para tomar una decisión laboral, independientemente de la forma en que haya obtenido la información, debe cumplir con leyes federales que protegen contra la discriminación a los solicitantes de empleo y empleados. Eso incluye discriminación en función de la raza, el color, el origen nacional, el sexo, la religión, una discapacidad, la información genética (incluidos los antecedentes médicos familiares) y la edad (mayor de 40 años). La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés) ejecuta estas leyes.

Además, cuando realiza revisiones de antecedentes a través de una empresa encargada de compilar información de antecedentes, debe cumplir con la Ley de Informe Crediticio Justo (FCRA, por sus siglas en inglés). La Comisión Federal de Comercio (FTC, por sus siglas en inglés) hace cumplir la FCRA. Esta publicación explica cómo cumplir tanto con las leyes federales antidiscriminatorias como con la FCRA. También se le sugiere revisar las leyes de su estado y municipio con respecto a los informes o la información de antecedentes porque algunos estados y municipios regulan el uso de dicha información para fines laborales.

Antes de obtener información de antecedentes

EEOC

En todos los casos, asegúrese de tratar a todos por igual. Es ilegal revisar los antecedentes de solicitantes de empleo y empleados cuando tal decisión se basa en la raza de una persona o en su origen nacional, color, sexo, religión, discapacidad, información genética (incluidos los antecedentes médicos familiares) o edad (mayor de 40 años). Por ejemplo, preguntarles solamente a las personas de cierta raza acerca de sus historiales financieros o antecedentes penales es evidencia de discriminación.
Salvo en circunstancias poco comunes, no intente obtener información genética de un solicitante de empleo o empleado, lo cual incluye sus antecedentes médicos familiares. Incluso si cuenta con esa información, no la use para tomar una decisión laboral. (Para obtener más información acerca de esta ley, consulte las publicaciones de la EEOC donde se analiza la Ley de No Discriminación por Información Genética [GINA, por sus siglas en inglés]). No haga ninguna pregunta médica antes de que se haya realizado una oferta laboral condicional. Si una persona ya ha comenzado a trabajar, no le haga preguntas médicas a menos que tenga evidencia objetiva de que no puede realizar la tarea o representa un riesgo de seguridad como consecuencia de una afección médica.

FTC

Si obtiene información de antecedentes (por ejemplo, un informe crediticio o un informe de antecedentes penales) de una empresa encargada de compilar información de antecedentes, existen procedimientos adicionales que la FCRA exige realizar con anterioridad:

  • Informe al solicitante de empleo o empleado que es probable que usted use la información para tomar decisiones relativas a su empleo. Este aviso debe hacerse por escrito y en un formato autónomo. El aviso no puede incluirse en una solicitud de empleo. Usted puede incluir información adicional secundaria en el aviso (por ejemplo, una breve descripción de la naturaleza de los informes de consumo), pero solo en la medida en que esa información no complique el contenido del aviso ni le reste valor.
  • Si le pide a una empresa que le proporcione un "informe de investigación" (es decir, un informe basado en entrevistas personales acerca del carácter de una persona, su reputación general, sus características personales y su estilo de vida), debe también informar al solicitante de empleo o empleado que tienen derecho a recibir una descripción de la naturaleza y el alcance de la investigación.
  • Obtenga la autorización por escrito del solicitante de empleo o empleado para realizar la revisión de antecedentes. Puede usar parte del documento con el que le notifica a esa persona que obtendrá el informe. Si desea que la autorización le permita obtener informes de antecedentes mientras dure el empleo de esa persona, asegúrese de declararlo de manera clara y evidente.
  • Dé fe a la empresa de la cual recibe el informe de que usted:
    • notificó al solicitante de empleo y obtuvo su autorización para recibir un informe de antecedentes;
    • cumplió con todos los requisitos de la FCRA; y
    • no discriminará al solicitante de empleo o empleado, ni de ninguna otra manera usará indebidamente la información contra las leyes y reglamentaciones federales o estatales de igualdad de oportunidades.

Uso de la información de antecedentes

EEOC

La información de antecedentes que reciba de cualquier fuente no debe usarse para cometer discriminación en contra de la ley federal. Esto significa que usted debe:

  • Aplicar las mismas normas a todos, independientemente de su raza, origen nacional, color, sexo, religión, discapacidad, información genética (incluidos los antecedentes médicos familiares) o edad (mayor de 40 años). Por ejemplo, si usted no rechaza a los solicitantes de empleo de una etnia con ciertos historiales financieros o registros penales, no puede rechazar a los solicitantes de empleo de otras etnias debido a que tienen los mismos historiales financieros o registros penales.
  • Preste especial atención cuando tome decisiones laborales basadas en problemas de antecedentes que pueden ser mucho más frecuentes entre personas de cierta raza, color, origen nacional, sexo o religión; entre personas con una discapacidad o entre quienes tienen más de 40 años de edad. Por ejemplo, los empleadores no deben usar un política o práctica que excluya a personas con ciertos antecedentes penales si tal política o práctica desfavorece significativamente a personas de una raza, origen nacional u otra característica protegida en particular, y no prevé con exactitud quién será un empleado responsable, confiable y seguro. En términos legales, esta política o práctica tiene un "impacto dispar" y "no está relacionada con el empleo ni es coherente con la necesidad del negocio".
  • Esté dispuesto a hacer excepciones en el caso de problemas revelados durante una revisión de antecedentes que se deben a una discapacidad. Por ejemplo, si usted tiende a no contratar a una persona debido a un problema provocado por una discapacidad, debe permitir que esa persona demuestre su capacidad para realizar el trabajo (a pesar de la información de antecedentes negativa) a menos que hacerlo genere una dificultad financiera u operativa importante.

FTC

Cuando se toma una medida adversa (por ejemplo, no contratar a un solicitante de empleo o despedir a un empleado) en función de la información de antecedentes obtenida a través de una empresa dedicada a la recopilación de información de antecedentes, la FCRA establece requisitos adicionales.

Al recibir el aviso con antelación, la persona tiene la oportunidad de revisar el informe y explicar toda información negativa.

  • Antes de tomar una medida laboral adversa, debe entregar al solicitante de empleo o empleado:
    • un aviso que incluya una copia del informe de consumo en el cual se basó para tomar su decisión; y
    • una copia de un "Resumen de derechos conforme a la Ley de Informe Crediticio Justo", que debería haber recibido de la empresa que le vendió el informe.
  • Después de tomar una medida laboral adversa, debe informar al solicitante de empleo o empleado (de manera oral, por escrito o de forma electrónica):
    • que se lo rechazó debido a la información que consta en el informe;
    • el nombre, la dirección y el número de teléfono de la empresa que vendió el informe;
    • que la empresa que proporciona el informe no tomó la decisión de contratación y no puede explicar los motivos específicos de la misma; y
    • que el solicitante de empleo o empleado tiene derecho a disputar la exactitud e integridad del informe y a obtener un informe gratuito adicional de la empresa en el término de 60 días.

Eliminación de la información de antecedentes

EEOC

Todo registro de personal o empleo que usted genere o tenga (incluidos todos los formularios de solicitud de empleo, independientemente de si se contrató al solicitante de empleo, y demás registros relacionados con la contratación) deben conservarse durante un año después de la creación del registro o después de que se haya tomado una medida de personal, la fecha que sea posterior. (La EEOC extiende este requisito a dos años en el caso de las instituciones educativas y los gobiernos estatales y locales. El Departamento de Trabajo también extiende este requisito a dos años para los contratistas federales que tiene, al menos, 150 empleados y un contrato gubernamental de, como mínimo, 150.000 dólares). Si el solicitante de empleo o empleado presenta una denuncia de discriminación, usted debe conservar los registros hasta que concluya la causa.

FTC

Una vez que haya cumplido con todos los requisitos de archivo vigentes, puede eliminar todo informe de antecedentes recibido. No obstante, la ley exige que elimine los informes, y toda otra información recibida, de manera segura. Esto puede incluir la quema, pulverización o trituración de documentos en papel y la eliminación de información electrónica de manera tal que no pueda leerse ni reconstruirse. Para obtener más información, consulte "¿Debe eliminar información de informes de consumo? Las normas le indican cómo hacerlo" en http://www.business.ftc.gov/documents/alt152-disposing-consumer-report-information-rule-tells-how.

Más información

EEOC

Para obtener más información acerca de las leyes federales contra la discriminación, visite www.eeoc.gov o llame a la línea gratuita de la EEOC al 800-669-4000 (voz) o por TTY: 800-669-6820. La EEOC tiene la responsabilidad de hacer cumplir las leyes federales que establecen que es ilegal discriminar a un solicitante de empleo o a un empleado por su raza, color, religión, sexo (incluido el embarazo), origen nacional, edad (mayores de 40 años), discapacidad o información genética. La EEOC investiga, concilia y media las denuncias de discriminación laboral y entabla demandas de interés público. Para obtener información específica acerca de:

FTC

Para conocer más acerca de las leyes federales relacionadas con los informes de antecedentes, visite www.business.ftc.gov o llame a la línea gratuita de la FTC al 1-877-FTC-HELP (1-877-382-4357) o por TTY: 1-866-653-4261. Para obtener información específica acerca de los informes de antecedentes laborales, consulte:

La FTC trabaja para prevenir las prácticas comerciales fraudulentas, engañosas e injustas en el mercado y para proporcionar información que ayude a las empresas a cumplir con la ley.

 

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Publicación conjunta de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo y la Comisión Federal de Comercio.