Resumen de Obligaciones de Mantenimiento de Registros Seleccionados del Título 29, Parte 1602 del CFR

Estas reglamentaciones de mantenimiento de registros exigen que las entidades cubiertas conserven registros de empleo y recursos humanos que se confeccionan o utilizan en el curso de sus actividades comerciales. A continuación, se establecen los requisitos específicos de estas reglamentaciones.⁽¹⁾

1. Todos los registros de empleo y recursos humanos confeccionados o utilizados (incluidos, entre otros, las solicitudes de adaptación razonable, formularios de solicitud presentados por solicitantes de empleo, y los registros relacionados con la contratación, la promoción, la degradación, la transferencia, el despido o el cese de la relación laboral, las remuneraciones, las compensaciones, la antigüedad, la selección para capacitación o formación, u otros términos de empleo) se deben conservar durante los siguientes períodos:
2. 1. Los empleadores privados deben conservar dichos registros durante un año desde la fecha de confección del registro o de la acción de recursos humanos involucrada, lo que ocurra primero; pero en el caso del cese laboral involuntario de un empleado, deben conservar los registros de empleo o de recursos humanos del empleado que sufrió el cese de la relación laboral durante un año desde la fecha de cese.
   2. Las instituciones educativas y los gobiernos estatales y locales deben conservar dichos registros durante dos años desde la fecha de confección del registro o de la acción de recursos humanos involucrada, lo que ocurra primero; pero en el caso del cese laboral involuntario de un empleado, deben conservar los registros de empleo o de recursos humanos del empleado que sufrió el cese de la relación laboral durante dos años desde la fecha de cese.
3. Otros registros se deben conservar durante los siguientes períodos:
4. 1. Los sindicatos que sean "sindicatos de recomendaciones" deben conservar todos los registros de membresía y recomendación (incluidas las aplicaciones de estos) durante un período de un año desde la fecha de confección del registro.
   2. Los comités de formación que controlan programas de formación deben conservar todos los registros de formación, que incluyen, entre otros, solicitudes de adaptación razonable, exámenes realizados por los solicitantes de empleo y registros de entrevistas, durante un período de dos años desde la fecha de confección del registro.
5. Registros relacionados con un cargo de discriminación

   En casos en los que se presente un cargo de discriminación en virtud del Título VII, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) o la Ley de No Discriminación por Información Genética (GINA, por sus siglas en inglés), o cuando la Comisión o el fiscal general hayan iniciado una acción civil, el empleador privado demandado, el empleador gubernamental estatal o local, el empleador de una institución educativa, los sindicatos o los comités de formación, deben conservar todos los registros relacionados con el cargo o la acción hasta su disposición final. La fecha de disposición final significa la fecha de vencimiento del período estatutario dentro del cual la persona agraviada puede iniciar una acción en un tribunal de distrito de Estados Unidos o, cuando dicha acción se haya iniciado, la fecha de finalización de dicho litigio.

FOOTNOTES:

1 Este resumen se limita a los requisitos de mantenimiento de registros asociados con el número de control 3046-0040 de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés).