Requisitos de Mantenimiento de Registros

Las reglamentaciones de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés) exigen que los empleadores conserven todos los registros de empleo y recursos humanos durante un año. Si cesa la relación laboral de un empleado en forma involuntaria, sus registros de recursos humanos deben conservarse durante un año desde la fecha de cese.

En virtud de la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA, por sus siglas en inglés), los empleadores también deben conservar todos los registros de nóminas durante tres años. Además, los empleadores deben archivar todos los planes de beneficios de los empleados (como planes de jubilación y seguro) y cualquier sistema de antigüedad o mérito por escrito durante todo el período que el plan o el sistema esté en vigencia y durante al menos un año después de su finalización.

En virtud de los requisitos de mantenimiento de registros establecidos por la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) aplicables a la Ley de Igualdad Salarial (EPA, por sus siglas en inglés), los empleadores deben conservar los registros de nóminas durante al menos tres años. Asimismo, los empleadores deben conservar durante al menos dos años todos los registros (entre ellos, las remuneraciones, las evaluaciones laborales, los sistemas de antigüedad y mérito, y los acuerdos de convenios colectivos) para explicar el fundamento de pagar salarios diferentes a empleados de sexos opuestos en el mismo establecimiento.

Estos requisitos se aplican a todos los empleados cubiertos por las leyes federales de antidiscriminación, independientemente de que se haya presentado un cargo contra el empleador.

Ante la presentación de un cargo

El formulario de la Notificación de cargos de la EEOC que recibió debe explicar los requisitos de mantenimiento de registros de la agencia. Si se presentó un cargo de la EEOC en contra de su empresa, debe conservar los registros de empleo y recursos humanos relacionados con los asuntos bajo investigación como resultado del cargo, incluidos aquellos relacionados con la parte demandante u otras personas supuestamente agraviadas y de todos los otros empleados que mantengan puestos similares, o que aspiren a ellos, al que mantiene o al cual aspira la persona afectada.

Una vez que se presenta un cargo, se deben conservar estos registros hasta la disposición final del cargo o de cualquier demanda basada en el cargo. Cuando un cargo no se resuelve después de la investigación, y la parte demandante recibió una notificación de derecho a litigar, "disposición final" significa la fecha de vencimiento del período estatutario de 90 días dentro del cual la persona agraviada debe iniciar la demanda (que puede ser iniciada por la parte demandante o por la EEOC), la fecha de finalización del litigio, incluidas las apelaciones.

Resumen de obligaciones de mantenimiento de registros seleccionados del Título 29, Parte 1602 del CFR